Vi vill med denna personuppgiftspolicy beskriva hur vi säkerställer att dina personuppgifter behandlas i enlighet med Dataskyddsförordningen, eller GDPR som den oftare kallas. Policyn är uppdelad i tre delar, eftersom vår hantering av dina personuppgifter skiljer sig beroende på om det rör uppgifter kopplat till att du är medlem, deltagare i vår verksamhet eller deltagare i ett arrangemang.
Medlemmar i församlingen
När du blir medlem i vår församling så registrerar vi dina kontaktuppgifter samt följande: första församling, församling du kommer ifrån, datuminträde i vår församling, kön och omsorgsgrupp.
Vi använder dina uppgifter för att kunna informera och hålla kontakt med dig, samt för att ha underlag att rapportera statistik till Equmeniakyrkan.
Alla förteckningar över församlingens medlemmar är enbart för internt bruk och får inte spridas utanför församlingens verksamhet. Undantaget är om vi ordnar aktiviteter tillsammans med andra församlingar/föreningar, då vi kan meddela dina kontaktuppgifter till den församlingen/föreningen.
Väljs eller utnämns du till en ledande post/styrelse/arbetsgrupp i församlingen eller är kontaktperson för en grupp kan vi vilja ange dina kontaktuppgifter på̊ församlingens webb-sida och/eller i annan kanal för information. Om så är fallet så kommer vi att söka ditt medgivande innan publicering.
Församlingen tar fram en förteckning (matrikel) över medlemmar med kontaktuppgifter och födelsedatum. Den distribueras enbart till medlemmar, antingen i digitalform eller pappersform.
Om du döps, vigs eller begravs i vår församling så registrerar vi det tillsammans med datum för händelsen. Dessa uppgifter sparas för all framtid, så att vi t. ex. kan utfärda dopintyg till en tidigare medlem.
När du flyttar till annan församling kan du begära och få ett flyttningsbetyg som du överlämnar till den församling som du flyttar till. När du lämnar församlingen tar vi direkt bort dig som medlem, men vi kan spara dina kontaktuppgifter för att kunna bjuda in dig till olika arrangemang.
Deltagare i församlingens verksamheter
Du är alltid välkommen att delta i församlingens aktiviteter, även om du inte är medlem. Det gäller för såväl barn och ungdomar som för vuxna. I vissa aktiviteter behöver vi registrera dina kontaktuppgifter, och i vissa fall personnummer samt din närvaro. För deltagare yngre än 13 år kan vi även be om att få kontaktuppgifter till vårdnadshavaren för att kunna informera direkt till denne.
Vi gör denna registrering för att på ett bra sätt kunna organisera vår verksamhet och för att kunna skicka ut information till dig. Ditt namn och personnummer kan i vissa fall lämnas till studieförbund, kommun eller motsvarande i samband med ansökan av bidrag eller kontroll av underlaget för bidrag. Uppgifterna ger oss också̊ möjlighet att bjuda in till kommande verksamheter.
Uppgifterna sparas så många år som krävs för att finnas tillgängliga för kontroll från bidragsgivare, och för att uppfylla lagar och avtal. Därefter tas alla uppgifter bort.
När församlingen ordnar aktiviteter tillsammans med andra församlingar/föreningar, kan vi vidarebefordra dina kontaktuppgifter, till den församlingen/föreningen.
Deltagande i arrangemang
Församlingen kan ordna församlingsdag, festkväll och andra arrangemang som kräver anmälan. Anmälningslistor för dessa samlingar sparas tills det bjuds in till nästa liknande samling, som längst dock tre år. Om vi till ett arrangemang samlar in känslig uppgift såsom matallergi, så raderas uppgiften så snart arrangemanget har ägt rum.
När församlingen bjuder in till andras arrangemang gäller deras regler för hur uppgifterna sparas.
Kontaktuppgifter
Equmeniakyrkan Sävedalen, org.nr.857201-7260, med adress Skolvägen 8, 433 61 Sävedalen är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter. Har du frågor kring hur vi hanterar personuppgifter så kan du vända dig till ordforande@eqks.se
Dataskyddsförordningen är ny och hur den ska tillämpas är inte helt tydligt. Vi kommer att uppdatera informationen på denna sida i takt med att rättsläget blir tydligare.